En los casos en que queremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos optar por dos estrategias diferentes: INCRUSTAR o VINCULAR esa información externa. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se maneja todo esto?
 
Cuando trabajamos con un documento, algunas veces necesitamos insertar en él información que previamente tenemos en un archivo externo. Pondré algún ejemplo:
- Estamos haciendo un documento escrito (con Word u otro programa similar) y queremos insertar dentro de él una imagen que está en otro archivo.
- Tenemos una presentación (con PowerPoint o similar) y queremos añadirle una música de fondo; esa música está en otro archivo independiente.
- Tenemos un informe (hecho con Word o similar) y queremos insertar en él un grupo de celdas que recogen los datos más relevantes de nuestra contabilidad; esas celdas y datos ya los tenemos elaborados previamente, y guardados en una hoja de cálculo.

En los casos en que queremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos optar por dos estrategias diferentes: INCRUSTAR o VINCULAR esa información externa. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se maneja todo esto?

El procedimiento más simple para introducir en un documento la información que ya tenemos en otro archivo consiste en utilizar la opción INSERTAR que suele estar en el menú del programa con el cual manejamos el documento. Otra alternativa muy conocida es PEGAR (previamente tenemos que haber seleccionado y copiado el otro archivo o el contenido que nos interesa).

En estos casos, lo habitual es que la información así insertada quede INCRUSTADA. Esto significa que esa información pasa a formar parte del documento que estamos haciendo (o modificando); y eso conlleva que el fichero del documento aumentará de tamaño, de forma proporcional al volumen de la información insertada. Por ejemplo, una presentación con 20 diapositivas puede requerir un archivo de 500 Kb. Si ahí añadimos una música de fondo cuyo archivo (MP3) ocupa 3 Mb, el fichero de la presentación con sonido pasará a ocupar unos 3,5 Mb; si tenemos un documento escrito que usa un fichero de 100 Kb y le introducimos un gráfico de 500 Kb, el fichero del documento resultante pasará a ocupar unos 600 Kb.

Efectivamente, no es nada extraño que los objetos insertados requieran muchos más bytes que el resto del documento que estamos manejando; siempre debemos tener en cuenta que la información multimedia (imágenes, audio o vídeo) exigen mucho más volumen de almacenamiento que otro tipo de información. En casos como los descritos, esto puede suponer diversos problemas: puede que el resultado sea tan voluminoso como para no poderlo trasladar en un disquete, o que estemos despilfarrando el espacio de nuestro disco duro.

La ventaja de este sistema es que al final podremos manejar el conjunto como un solo archivo, y que el documento resultante es independiente del otro fichero que contenía la información añadida. Tras haber incrustado, puedes borrar ese archivo externo (música o gráfico o lo que sea), y tu documento seguirá funcionando perfectamente. Por otro lado, si haces modificaciones en el fichero externo, eso no afectará al documento en el que ya hubieras incrustado previamente esa información.

El otro procedimiento consiste en VINCULAR la información externa. Se puede hacer de muchas formas, dependiendo de las opciones concretas que nos ofrezca el programa que estemos utilizando. Por ejemplo, en Word, podemos usar el menú EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL (previamente tendremos que haber seleccionado y copiado el archivo o la información a pegar). Aparecerá un cuadro en el que podremos activar la opción PEGAR VÍNCULO (a la izquierda). Fíjate que las opciones que encuentras seleccionadas al abrir ese cuadro son las mismas que serían utilizadas si hicieras EDICIÓN, COPIAR (o CTRL-V); este cuadro de PEGADO ESPECIAL te permite cambiar esas opciones, en función de lo que hubieras copiado previamente. Añadiré que este sistema (copiar o copiado especial) suele ser el más adecuado cuando no queremos insertar un archivo completo, sino un fragmento (que previamente hemos seleccionado y copiado a través de otro programa).

Pondré otro ejemplo, también relativo a Word, que es útil para insertar un gráfico contenido en otro archivo. Usamos el menú INSERTAR, IMAGEN, DESDE ARCHIVO. Aparecerá un cuadro que nos permite seleccionar el fichero que contiene la imagen a insertar. Una vez seleccionado el archivo, en la parte inferior derecha usaremos un botón de opciones desplegables (persiana) que nos permite elegir la forma en que queremos insertar esa imagen. Si no especificamos nada, el contenido del archivo seleccionado será incrustado; pero podemos abrir la persiana y elegir la opción VINCULAR. (Este método solo vale para añadir TODA la información contenida en el archivo, y nunca sirve para usar una parte de ese archivo.)

La información vinculada no pasa a integrarse en el documento que la recoge. El documento solo almacena un enlace (vínculo) al archivo externo. Eso no supone ningún problema en la visualización o la utilización de esa información añadida; el programa del documento es perfectamente capaz de utilizar la información igual que si estuviese incrustada: si se trata de un gráfico, podremos ver dicha imagen "dentro" de nuestro documento; si se trata de un sonido, podremos oírlo igualmente, etc.

El archivo del documento sufre un incremento de tamaño que es mínimo, irrelevante, porque solo tiene que almacenar el enlace, un puntero que señala dónde está el otro archivo.

El principal inconveniente es que nuestro documento pasa a depender del otro archivo. Cuando queramos trasladar el documento a otro ordenador también tendremos que trasladar el otro archivo, y para que la cosa siga funcionando correctamente tendremos que mantener la relación (normalmente relativa) entre la ubicación de ambos. Simplificando, conviene que los archivos vinculados estén en la misma carpeta, o que en el ordenador de destino ambos archivos ocupen carpetas con los mismos nombres y posiciones que en el ordenador original. Si no tomamos estas precauciones, ocurrirá que el documento será incapaz de manejar la información vinculada. Estos detalles también deben ser tenidos en cuenta si trasladamos a otro disco o a otra carpeta distinta el archivo del documento.

Tampoco podremos borrar o renombrar el archivo externo, porque eso también produciría un fallo en el vínculo: la siguiente vez que fuésemos a abrir el documento, éste no tendría acceso a la información vinculada porque el enlace es incapaz de encontrar el fichero que contenía esa información.

Además, las modificaciones que realicemos posteriormente en el archivo vinculado producen una "actualización automática" en el documento, aún cuando el vínculo se hubiese establecido de forma previa a esa modificación.

El sistema de vínculos puede resultar especialmente ventajoso en algunos casos que voy a ilustrar con un ejemplo. Supongamos que tenemos un fichero gráfico con nuestro logotipo. Podemos vincular ese gráfico en todos nuestros documentos escritos, sin que eso suponga un incremento significativo en el tamaño de los documentos. Además, tiene la ventaja de que podremos hacer modificaciones posteriores en el logotipo, y esas modificaciones serán automáticamente aplicadas a todos los documentos, anteriores o posteriores a dicha modificación.

Como ya indiqué antes, la forma de elegir entre incrustar o vincular depende del programa concreto que estemos usando. Incluso puede haber programas que nos obliguen a usar uno de los dos métodos, sin ofrecernos el otro como opción alternativa. Estos detalles también pueden depender de la estrategia concreta que estemos utilizando para añadir la información externa (copiar, copiado especial, menú insertar, etc.), del tipo de información que pretendamos añadir y de otros detalles.

Por ejemplo, si estamos construyendo una presentación con PowerPoint y queremos insertar una música de fondo nos encontraremos que el menú INSERTAR (PELÍCULAS Y SONIDOS, SONIDO DE ARCHIVO) no nos permite elegir entre incrustar y vincular. En esta situación, PowerPoint incrusta todos los ficheros pequeños y vincula todos los ficheros grandes. Para PowerPoint el límite entre unos y otros es de 100 Kb, pero podemos modificar ese valor en la configuración del programa (menú HERRAMIENTAS, OPCIONES, ficha GENERAL). Resumiendo, aunque en este caso no tengamos opciones directas para elegir, sí que podemos hacer un rodeo (modificando la configuración) para conseguir lo que queremos.

Antonio Caravantes (antonio@caravantes.com)


FUENTE : http://www.caravantes.com/04/vincular.htm