1º. Para eso necesitas un servidor DNS. En
[Taller]Instalación/Configuración y Teoría de Servicios en Red encontrarás todo lo necesario para instalar y configurar un servidor DNS
tanto en Windows como en Linux.
2º. En teoría, al crear un usuario, debería enviarle un correo con la contraseña que le has asignado. Si el usuario no recibe ninguna, es porque en el ordenador donde está instalado
el gestor de incidencias, no hay ningún servidor SMTP (de correo) que atienda las peticiones.
Comprueba si tu gestor permite configurar una cuenta de envío (o del administrador) de GMail o algún otro servicio.