Buenas tardes,  se me presenta esta situación y estoy buscando alternativas para solucionar el problema

Actualmente tengo un contrato hosting donde administro las direcciones de correo electrónico y Emails de mi empresa.

ejempo maria.perez@miempresa.com.

Se me están presentando muchos inconvenientes, no con el servicio sino a nivel de usuario; el administrador de correos que usan es Outlook 2016 configurado con POP3, una vez leído el correo después de 14 días eliminarlo de la nube,  pero hay usuarios que son de máxima prioridad, no los configuro con esa opción para tener un backup de sus emails. ( no puedo hacer esto con todos los usuarios por el tema del espacio; por favor no me digan que hay hostings con espacio "ilimitado" eso no existe; no tocar este tema [ESPACIO ILIMITADO]).

Se me presento un gran problema a varios usuarios les robaron sus laptops y sus correos estaban descargados en el archivo PST del Outlook, con el CPANEL puedo crear reenviadores de emails, cada vez que le lleguen emails enviar una copia a otra dirección de correo electronico

ejemplo:

maria.perez@miempresa.com

maria.perez.backup@outlook.com
Tampoco quiero tener el servidor de correos ubicado en mi empresa, por temas de internet, seguridad, y otras cosas que son difíciles de explicar.

pero de verdad es algo tedioso estar creando correos backups y sus pst llegan a pesar hasta mas de 100 GBs por eso descarto esa opción. Por eso consulto a los expertos, busco algo que sea externo al hosting donde estan almacenados los corres para poder tener un backup, pensé que utilizar Microsoft Outlook 2016 y configurar cada cuenta de mi compañía en en equipo con windows server algo así tipo espejo para que se descarguen en 2 ubicaciones diferentes, en las portatiles de cada trabajador, y en el servidor con windows server con una gran capacidad con disco raids, pero son mas demasiadas cuentas de correos electrónicos y creo que  Outlook no lo valla a aguantar, pero no se si esto sea viable que opinan ustedes ? busco especie de repositorio de pst, que soluciones me pueden brindar con respecto a esto ? sugerencias ? No existe alguna herramienta que haga este tipo de funcionalidad ? por favor necesito ayuda.

Gracias!