com crear el sistema?
es muy general la pregunta
mira, mi consejo cuando vas a desarrollar algo

Primero necesitas saber como
debe funcionar, para esto (como apenas comienzas) haste un diagrama de flujo
Ya que tienes el diagrama de flujo entonces procedes a hacer la estructura de la base de datos, las tablas que necesitaras, los campos de estas
Ahora si, puedes comenzar a programar

Bueno, ya saldran detalles a la hora de la programacion, tendras preguntas como
como hacer la integridad referencial en mysql? (o en la base de datos que estes usando)
como subir archivos y validar el formato y/o tamaño? (por eso de que tengas que subir algun scrrenshot del programa)
no se, muchas cosas debes tener en cuenta
