Hola.

Tengo siempre el mismo problema recurrente con usuarios a los que atiendo. Se cuelga el perfil y no abre, o se llena el C: y, tanto para liberar espacio en C: como para que no se cuelgue Outlook, elimino su perfil y creo uno nuevo. Borro en appdata-local-microsoft-outlook pero al poco tiempo vuelve a pasar.

¿Alguien sabe alguna solución que dure más?

Muchas gracias de antemano.

El 365.

Purgar el perfil no te va a ayudar si la combinación de todos los buzones a los que un usuario tiene acceso excede los 50Gb de datos cacheados.

La versión de escritorio de Outlook está limitada a 50Gb de almacenamiento local por defecto. Esta limitación está aplicada a la suma de todos los buzones de correo montados en el cliente en cuestión. Incluso si el usuario no ha llegado a su cuota por defecto de 50Gb, puede sobrepasar este límite en la app de escritorio si tiene más de un buzón montado en su cliente.

Una de las formas de atacar esto sería desmontar los buzones que no resulten excesivamente necesarios, y darles delegación vía PowerShell con el parámetro de montaje automático en $FALSE.

Importante: Este remedio solo lo puedes aplicar si tienes acceso administrador sobre Exchange en el dominio sobre el que trabajas.

Esto mantiene el acceso posible a través de OWA (https://portal.office.com/) pero lo desmonta del cliente de correo, aliviando carga. Para más información sobre esta parte, consulta aquí:

https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/remove-mailboxpermission?view=exchange-ps
https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/add-mailboxpermission?view=exchange-ps

Otra alternativa menos óptima para paliar el problema es extender esta limitación de 50Gb a 100Gb, haciendo un cambio en la entrada de registro correspondiente. Esto permite al cliente tener datafiles de hasta 100Gb, pero puede causar inestabilidad en la aplicación. Ver el artículo a continuación:

https://www.msoutlook.info/question/increase-pst-file-size-limit



Si al usuario no le importa tener que utilizar la versión web (OWA) para acceder a cosas muy antiguas, reduce el tamaño de caché en el cliente local. Para esto, ve a "File > Account" haces doble clic en la cuenta de correo que esté montada y en las opciones reduces el tamaño de caché. Por ejemplo, si lo tienen puesto a 2 años, lo puedes reducir a 1 año. Para este remedio, consulta el siguiente artículo:

https://support.abacusnext.com/hc/en-us/articles/360031952872-How-to-Change-Cache-Settings-In-Outlook

También es posible desactivar el cacheado completamente, esto hará que el cliente de escritorio actualice todo en tiempo real desde la nube. Pero hay que tener en cuenta que te generará una cantidad de tráfico enorme en el PC si tienen demasiado contenido en los buzones.

Como última alternativa, se podría activar el sistema de archivado histórico de O365, pero esto requiere licencias (que van por subscripción anual) y puede resultar bastante caro si son muchos los usuarios a los que hace falta aplicarles esto. Si no es una opción disponible, tendrás que considerar la opción de que los usuarios hagan el archivado de sus correos viejos exportando ficheros .PST que puedan montar y desmontar de su cliente para hacer consultas. Artículo sobre el tema a continuación:

https://support.microsoft.com/en-us/office/create-an-outlook-data-file-pst-to-save-your-information-17a13ca2-df52-48e8-b933-4c84c2aabe7c