En algún u otro momento, todo el mundo ha sufrido la frustrante experiencia de “perder” documento(s) importante(s) – porque el ordenador se quedó colgado, se fundió el sistema por un desastre natural o se pulsó sin querer la tecla de suprimir. Lo que muchos no saben es que cuando un documento se pierde, generalmente sólo se ha perdido de forma temporal. Es cuestión de disponer de las herramientas adecuadas o de trabajar con expertos para salvar la información. No es como el misterio del calcetín perdido en la secadora; la recuperación de archivos no es un misterio.

 
Cuando un archivo aparece como perdido, ¿a dónde va? Al contrario de lo que piensa la mayoría de la gente, supresión no implica desaparición, y el archivo no desaparece del disco duro para siempre. Es mejor pensar en el ordenador como una página de un libro. Cuando se suprime un archivo, la página no se destruye como si se arrancase y se pasase por una trituradora.

En lugar de ello, se borra el índice que indica la localización de dicha página. La parte que se borra del ordenador es el trocito de información que indica la localización del archivo en el disco duro. Más adelante, el disco duro escribirá nuevos datos sobre la superficie en la que se encuentra el antiguo archivo.

El indicador, junto con los demás indicadores de cada carpeta y archivo del disco duro, se guarda en una sección cercana al principio del disco duro, y es usado por el sistema operativo para crear la estructura de árbol del directorio. Al borrar el archivo indicador, el archivo real se hace invisible para el sistema operativo, aunque sigue estando allí hasta que el sistema operativo reutilice el espacio.

El reto de la recuperación de datos es encontrar el índice originario que indica dónde se encuentran realmente los archivos. Las empresas de recuperación de datos cualificadas disponen de ingenieros con experiencia que pueden reconstruir la estructura de archivos del sistema e impedir que se escriba encima de los archivos perdidos. Dicho esto, es cuestión de llegar a aquellos lugares escondidos para recuperar datos que parecen desaparecidos para siempre.

La recuperación de datos es la ciencia que busca reconstruir el sistema de archivos de forma que se pueda acceder a los archivos de datos. Cada sistema operativo tiene un sistema de archivos, que es un método único de indexar y monitorizar los archivos. Desgraciadamente para los que pierden datos, los sistemas de archivos pueden ser muy complejos, razón por la cual puede ser muy difícil localizar archivos perdidos. Por ejemplo, los sistemas de archivos empleados en entornos empresariales requieren detalles de seguridad y datos de operaciones de acceso. Un buen ejemplo de ello es un sistema de archivos basado en operaciones, o un libro diario, cuyo objetivo es registrar cuándo se accede, modifica o guarda cada archivo –lo cual lo convierte en un sistema más complicado y más difícil de reconstruir.

Las mejores empresas de recuperación de datos han desarrollado herramientas propietarias para todos los principales sistemas utilizados en la actualidad. Se forma internamente a los ingenieros de recuperación para que trabajen en la recuperación de datos, trabajando una serie de años con hardware informático y aprendiendo los datos de nivel inferior específicos para cada clase de sistema de archivos. En vez de emplear herramientas de terceros y usar un programa ‘Auto-fix’ para todos los errores de sistema de archivos, que arregle automáticamente el sistema de archivos, se enseña a los ingenieros a descubrir la causa del error del sistema de archivos y, posteriormente, a arreglar el sistema de archivos en beneficio de los intereses del cliente y del cuidado de los datos. Muchos trabajo de hecho exigen que el sistema de archivos sea reparado a mano.

Tras la reparación del sistema de archivos, a menudo es necesario reparar la estructura interna de los propios archivos de datos. Igual que los sistemas de archivos, los archivos de datos de software para empresas también son muy complejos en la actualidad. De hecho, algunos de los archivos más comunes empleados todos los días por usuarios son más complicados internamente que el sistema de archivos que alberga el archivo. Por eso es importante que las empresas de recuperación de datos desarrollen utilidades de reparación de archivos de software para Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, y recuperaciones de bases de datos en los servidores Microsoft Exchange y Microsoft SQL.

Se dan dos fases tras la entrada de un dispositivo de almacenaje para efectuar recuperación de datos. La primera fase es la de diagnóstico. El objetivo de esta fase es mostrar todos los archivos susceptibles de ser recuperados. El método más seguro siempre es trabajar sobre una copia del disco del cliente, nunca sobre el disco original. Durante esta etapa, los ingenieros de recuperación pueden determinar si el disco requiere atención especial desde la cámara limpia, que es un entorno ultra-limpio empleado para trabajar sobre elementos microscópicos. La cámara limpia actuará a nivel electrónico y mecánico para conseguir que el disco sea operativo. Ello puede incluir cualquier operación, desde una limpieza física de los platillos de discos de forma que puedan girar correctamente a intercambiar elementos eléctricos para iniciar el dispositivo.

Tras conseguir que el disco esté operativo y poder hacer una copia del mismo, los ingenieros de recuperación de datos trabajarán para reparar las estructuras de archivos, y crearán un listado de archivos completo que muestra todos los archivos y directorios del disco. Este listado de archivos informará asimismo al cliente de si hay agujeros (o errores de Input/Output) dentro del propio archivo. La última fase es la fase de recuperación. El objetivo de esta fase es copiar los datos y realizar copias de seguridad de dichos datos en el soporte solicitado por el cliente. Durante esta fase el cliente puede también pedir que se prueben algunos archivos en el laboratorio. Por ejemplo, en dispositivos que han sufrido daños serios en el soporte, el cliente podría solicitar que se probaran algunos de los archivos más comunes. El ingeniero que ha trabajado en la recuperación intentará abrir algunos de los archivos y ver si los datos están ahí.

El análisis de cómo funciona realmente la recuperación de datos demuestra que la ciencia de la recuperación no es un misterio. No hay fórmulas secretas ni pociones mágicas; sin embargo es importante comprender que la recuperación de datos es una disciplina muy compleja que necesita años de práctica para adquirir pericia. La recuperación de datos es posible porque hay investigación y desarrollo constantes, y por la capacidad de trabajar sobre tecnología de almacenamiento de forma paralela a su desarrollo. Por eso es tan importante trabajar con empresas con experiencia en todas las plataformas, tipos de soporte y sistemas operativos. Los ingenieros con conocimientos y formación que han superado nuestras pruebas tienen los conocimientos y experiencia técnica para solucionar todos los problemas de recuperación de datos –contribuyendo a asegurar que sus datos no acabarán como aquel calcetín perdido en la secadora.

A pesar de las mejoras sustanciales en tecnología cada año, el 65% de las pérdidas de datos siguen siendo consecuencia de fallos de tecnología ­– fallos de hardware, de sistema o de software – frente a factores aparentemente más comunes, tales como error humano, desastres naturales o virus informáticos.



Hay unas recomendaciones sencillas para protegerse contra los fallos de tecnología:


Mantenimiento periódico del sistema – No asuma que todo funciona correctamente. Utilice periódicamente una herramienta de diagnóstico de disco para valorar de forma rápida la salud de su disco duro, estructuras de ficheros y memoria de su ordenador. Esto puede ayudar a identificar problemas que podrían tener como consecuencia una pérdida de datos.

Haga copias de seguridad y pruébelas – No debería ser una revelación que es necesario hacer copias de seguridad, pero es sorprendente el número de personas que siguen sin hacer copias de seguridad de sus datos más importantes. Tras establecerse las copias de seguridad, es igualmente importante probar dichas copias de forma periódica.

Escalone su uso – Si usted está almacenando más información que antes, o está haciendo funcionar aplicaciones nuevas y más grandes, asegúrese de que su sistema puede con la carga adicional, o bien considere la posibilidad de aumentar la capacidad. A menudo tienen lugar errores y pérdidas de datos porque pedimos demasiado a nuestros sistemas.

Vigile el Entorno– La gente tiende a olvidar que los discos duros son instrumentos muy delicados, susceptibles de ser dañados por el entorno en el que se almacenan. Hay factores como la temperatura, la humedad y el polvo, que pueden tener un efecto negativo en los equipos, y que deberían vigilarse para asegurar un rendimiento adecuado del sistema.

Incluya la recuperación de datos en su planificación – Cuando elabore planes de crisis o de continuidad del negocio, es importante considerar como opción contratar una empresa de recuperación de datos. En algunos casos, puede que sea la opción de mejor relación calidad-precio.

 

FUENTE : http://www.laflecha.net/canales/blackhats/noticias/200502223/

En los casos en que queremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos optar por dos estrategias diferentes: INCRUSTAR o VINCULAR esa información externa. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se maneja todo esto?
 
Cuando trabajamos con un documento, algunas veces necesitamos insertar en él información que previamente tenemos en un archivo externo. Pondré algún ejemplo:
- Estamos haciendo un documento escrito (con Word u otro programa similar) y queremos insertar dentro de él una imagen que está en otro archivo.
- Tenemos una presentación (con PowerPoint o similar) y queremos añadirle una música de fondo; esa música está en otro archivo independiente.
- Tenemos un informe (hecho con Word o similar) y queremos insertar en él un grupo de celdas que recogen los datos más relevantes de nuestra contabilidad; esas celdas y datos ya los tenemos elaborados previamente, y guardados en una hoja de cálculo.

En los casos en que queremos añadir a un documento algo que ya tenemos en otro archivo, podremos optar por dos estrategias diferentes: INCRUSTAR o VINCULAR esa información externa. ¿Cuál es la diferencia? ¿Cómo se maneja todo esto?

El procedimiento más simple para introducir en un documento la información que ya tenemos en otro archivo consiste en utilizar la opción INSERTAR que suele estar en el menú del programa con el cual manejamos el documento. Otra alternativa muy conocida es PEGAR (previamente tenemos que haber seleccionado y copiado el otro archivo o el contenido que nos interesa).

En estos casos, lo habitual es que la información así insertada quede INCRUSTADA. Esto significa que esa información pasa a formar parte del documento que estamos haciendo (o modificando); y eso conlleva que el fichero del documento aumentará de tamaño, de forma proporcional al volumen de la información insertada. Por ejemplo, una presentación con 20 diapositivas puede requerir un archivo de 500 Kb. Si ahí añadimos una música de fondo cuyo archivo (MP3) ocupa 3 Mb, el fichero de la presentación con sonido pasará a ocupar unos 3,5 Mb; si tenemos un documento escrito que usa un fichero de 100 Kb y le introducimos un gráfico de 500 Kb, el fichero del documento resultante pasará a ocupar unos 600 Kb.

Efectivamente, no es nada extraño que los objetos insertados requieran muchos más bytes que el resto del documento que estamos manejando; siempre debemos tener en cuenta que la información multimedia (imágenes, audio o vídeo) exigen mucho más volumen de almacenamiento que otro tipo de información. En casos como los descritos, esto puede suponer diversos problemas: puede que el resultado sea tan voluminoso como para no poderlo trasladar en un disquete, o que estemos despilfarrando el espacio de nuestro disco duro.

La ventaja de este sistema es que al final podremos manejar el conjunto como un solo archivo, y que el documento resultante es independiente del otro fichero que contenía la información añadida. Tras haber incrustado, puedes borrar ese archivo externo (música o gráfico o lo que sea), y tu documento seguirá funcionando perfectamente. Por otro lado, si haces modificaciones en el fichero externo, eso no afectará al documento en el que ya hubieras incrustado previamente esa información.

El otro procedimiento consiste en VINCULAR la información externa. Se puede hacer de muchas formas, dependiendo de las opciones concretas que nos ofrezca el programa que estemos utilizando. Por ejemplo, en Word, podemos usar el menú EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL (previamente tendremos que haber seleccionado y copiado el archivo o la información a pegar). Aparecerá un cuadro en el que podremos activar la opción PEGAR VÍNCULO (a la izquierda). Fíjate que las opciones que encuentras seleccionadas al abrir ese cuadro son las mismas que serían utilizadas si hicieras EDICIÓN, COPIAR (o CTRL-V); este cuadro de PEGADO ESPECIAL te permite cambiar esas opciones, en función de lo que hubieras copiado previamente. Añadiré que este sistema (copiar o copiado especial) suele ser el más adecuado cuando no queremos insertar un archivo completo, sino un fragmento (que previamente hemos seleccionado y copiado a través de otro programa).

Pondré otro ejemplo, también relativo a Word, que es útil para insertar un gráfico contenido en otro archivo. Usamos el menú INSERTAR, IMAGEN, DESDE ARCHIVO. Aparecerá un cuadro que nos permite seleccionar el fichero que contiene la imagen a insertar. Una vez seleccionado el archivo, en la parte inferior derecha usaremos un botón de opciones desplegables (persiana) que nos permite elegir la forma en que queremos insertar esa imagen. Si no especificamos nada, el contenido del archivo seleccionado será incrustado; pero podemos abrir la persiana y elegir la opción VINCULAR. (Este método solo vale para añadir TODA la información contenida en el archivo, y nunca sirve para usar una parte de ese archivo.)

La información vinculada no pasa a integrarse en el documento que la recoge. El documento solo almacena un enlace (vínculo) al archivo externo. Eso no supone ningún problema en la visualización o la utilización de esa información añadida; el programa del documento es perfectamente capaz de utilizar la información igual que si estuviese incrustada: si se trata de un gráfico, podremos ver dicha imagen "dentro" de nuestro documento; si se trata de un sonido, podremos oírlo igualmente, etc.

El archivo del documento sufre un incremento de tamaño que es mínimo, irrelevante, porque solo tiene que almacenar el enlace, un puntero que señala dónde está el otro archivo.

El principal inconveniente es que nuestro documento pasa a depender del otro archivo. Cuando queramos trasladar el documento a otro ordenador también tendremos que trasladar el otro archivo, y para que la cosa siga funcionando correctamente tendremos que mantener la relación (normalmente relativa) entre la ubicación de ambos. Simplificando, conviene que los archivos vinculados estén en la misma carpeta, o que en el ordenador de destino ambos archivos ocupen carpetas con los mismos nombres y posiciones que en el ordenador original. Si no tomamos estas precauciones, ocurrirá que el documento será incapaz de manejar la información vinculada. Estos detalles también deben ser tenidos en cuenta si trasladamos a otro disco o a otra carpeta distinta el archivo del documento.

Tampoco podremos borrar o renombrar el archivo externo, porque eso también produciría un fallo en el vínculo: la siguiente vez que fuésemos a abrir el documento, éste no tendría acceso a la información vinculada porque el enlace es incapaz de encontrar el fichero que contenía esa información.

Además, las modificaciones que realicemos posteriormente en el archivo vinculado producen una "actualización automática" en el documento, aún cuando el vínculo se hubiese establecido de forma previa a esa modificación.

El sistema de vínculos puede resultar especialmente ventajoso en algunos casos que voy a ilustrar con un ejemplo. Supongamos que tenemos un fichero gráfico con nuestro logotipo. Podemos vincular ese gráfico en todos nuestros documentos escritos, sin que eso suponga un incremento significativo en el tamaño de los documentos. Además, tiene la ventaja de que podremos hacer modificaciones posteriores en el logotipo, y esas modificaciones serán automáticamente aplicadas a todos los documentos, anteriores o posteriores a dicha modificación.

Como ya indiqué antes, la forma de elegir entre incrustar o vincular depende del programa concreto que estemos usando. Incluso puede haber programas que nos obliguen a usar uno de los dos métodos, sin ofrecernos el otro como opción alternativa. Estos detalles también pueden depender de la estrategia concreta que estemos utilizando para añadir la información externa (copiar, copiado especial, menú insertar, etc.), del tipo de información que pretendamos añadir y de otros detalles.

Por ejemplo, si estamos construyendo una presentación con PowerPoint y queremos insertar una música de fondo nos encontraremos que el menú INSERTAR (PELÍCULAS Y SONIDOS, SONIDO DE ARCHIVO) no nos permite elegir entre incrustar y vincular. En esta situación, PowerPoint incrusta todos los ficheros pequeños y vincula todos los ficheros grandes. Para PowerPoint el límite entre unos y otros es de 100 Kb, pero podemos modificar ese valor en la configuración del programa (menú HERRAMIENTAS, OPCIONES, ficha GENERAL). Resumiendo, aunque en este caso no tengamos opciones directas para elegir, sí que podemos hacer un rodeo (modificando la configuración) para conseguir lo que queremos.

Antonio Caravantes (antonio@caravantes.com)


FUENTE : http://www.caravantes.com/04/vincular.htm