Hola, bienvenido al foro.

No parece ser algo complicado, al menos al principio, pero estoy seguro que es un proceso evolutivo y adaptativo a unos requerimientos que no han sido muy claros, pero no nos vayamos por esos indicios.

Ahora, Ese tipo de criterios, asignando usuarios, manejando archivos, generando y solicitando reportes, y con una base de datos relativamente mediana dadas las necesidas, junto con un control estricto de permisos y roles, requiere cierta preparación y conocimientos que no se dan en corto plazo.

Ahora eso si se quiere establecer un portal web serio, se necesita establecer un modelo, identificar las entidades y las membresias relacionadas con la base de datos, y ya que mencionas Wordpress, se necesita bastante conocimiento de php, un lenguaje particularmente enredado que mezcla estructuras de datos y programación de objetos de una forma un poco burda.

Para que el proyecto siga con cosas de necesidades tan especificas necesitas meterle mano al codigo, puede que tengas suerte y encuentres un plugin, pero si te ves en la necesidad de hacer instalaciones de muchos tipos de cosas, te diria que te pases a otro administrador de contenidos, ya que wordpress viene más para el estilo de blogger y como portal informativo que como administración de datos y reportes.

Te sugeriria que uses Joomla, que tiene extensiones que se adaptan a lo que pides, pero ya que como dices, al tener pocos conocimientos, pues esta un poco complicado, así que simplificalo, en especial la parte de cerrar y abrir casos de uso, eso requiere una diversidad de roles. Y eso te complicaria un poco las cosas, joomla te facilita eso, pero requiere que investigues un poco.

Yo creeria que para ese estilo de subir archivos, imagenes y cosas así, en el que la asignación de tareas las puedes hacer mediante lista de archivos, puedes usar google drive.

Si estas decidido a hacerlo, ya sea en wordpress o joomla, intenta mantenerlo simple, porque cuando tengas problemas, bueno, hacerle debug a php es algo francamente jodido.

Ah claro, así si se puede, en 2 o 3 meses (ponle 4 por pruebas y correcciones) ya puedes montar algo bastante decente desde cero. Se puede hacer con wordpress ya que estas familiarizado, pero yo te recomendaria en joomla, pero claro, es mejor usar una herramienta que se conoce, así que animate a investigar, hay bastante documentación y tutoriales para trabajar con wordpress.

La verdad yo he trabajado muy poco con wordpress, nada más allá de un blog simple con datos estaticos, así que no puedo ofrecerte más ayuda. Pero si estas interesado en joomla, avisame y puedo ayudarte un poco más.